**文書システム**
文書収受簿のデータを上手く活用して、学校日誌や行事予定表、旅費請求等に利用できたら・・・なんて考えたことはありませんか？手書きの収受簿では、データの活用は見るだけですし、ワープロや表計算形式でのパソコン入力では利用しやすい形になおしてから再利用することになります。

文書収受簿のデータを一元管理できれば間違いも無く（最初に打ち込むときに間違えなければ・・・ですが＾＾；）、そのまま利用できるのであれば転記や再入力の必要もありません。さらに、旅費請求書作成にも活用することができれば・・・。こうした大元のデータ部分を「文書システム」が受け持ちます。受付文書の種別や内容、出張依頼文書であれば日時・場所・出張者名や旅費支給の有無、報告期限付きの文書であれば報告期限と提出先など、文書内容によって必要な事項を入力しておくことで、多方面に活用可能なデータとすることができるのです。行事予定表への転記が必要かどうかを指定しておけば、不要なデータまで予定表に載ることはありません。文書の検索も可能です。

同一内容で複数の職員に出張依頼がある場合には、該当者欄に表示された職員を選択していくことで処理できます。一人の職員対して複数日の出張依頼がある場合でも簡単に入力可能です。出張先施設等も基点と共に多数管理されているため、調べる手間も省けます。